Les archives déménagent

Cette réflexion peut s'organiser autour de quatre questions simples : Qui ? Où ? Quand ? Quoi ?

À noter :

• Si vos archives déménagent dans le cadre d'un transfert de compétences, veuillez vous reporter à la rubrique dédiée ;
• Le petit guide des archives, édité par l'Association des archivistes français, Les archives déménagent, est consultable en salle de lecture des Archives départementales.

Qui ?

• Vous pouvez solliciter l'accompagnement de votre interlocuteur aux Archives départementales pour réaliser un premier diagnostic de la situation et envisager les étapes à suivre.
• Vous devez également prévoir une équipe pour organiser au mieux le déménagement.

Où ?

Une bonne connaissance du site d'arrivée est nécessaire pour planifier correctement les opérations de déménagement et gérer le rangement des archives.

1. L'aménagement du futur local d'archivage doit également être prévu. Pour cela, vous pouvez vous reporter à la rubrique dédiée.

Quand ?

Connaître la date du déménagement est impératif car cela permettra de programmer les différentes opérations de préparation. Pensez à prendre contact avec les Archives départementales le plus tôt possible afin d'anticiper les opérations d'archivage.

Quoi ?

Savoir exactement ce que l'on déménage permet d'assurer la sécurité des archives. En d'autres termes, une bonne connaissance des fonds au départ permettra d'assurer un meilleur contrôle à l'arrivée.

Quelles archives faut-il déménager ? 

Pensez à faire les éliminations et les versements nécessaires au préalable pour ne déménager que l'utile. Pour connaître les procédures à suivre, se reporter :

• Aux règles générales de gestion des archives publiques ;
• Aux modalités de destruction ;
• Aux modalités de versement.

Pensez aussi aux archives conservées dans les bureaux !

Quel est le volume à déménager ?

L'estimation du volume permet d'anticiper le transport des documents et les espaces nécessaires à l'arrivée.

Les documents sont-ils correctement conditionnés ?

Pour faciliter le transfert des archives d'un site à l'autre, les documents doivent être mis en boîtes d'archives (idéalement 10 cm de dos pour le bon déroulement des opérations de manipulation).