Archiver

Élimination d'archives publiques

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Conseils pratiques pour mener à bien vos destructions.

Afin d'optimiser l'espace et rendre visible l'information essentielle, des éliminations doivent être réalisées. Rigoureusement encadrées, elles permettent de ne conserver que les documents utiles au travail quotidien, ayant valeur de preuve et/ou pourvus d'un intérêt historique. Des éliminations bien faites c'est, pour chaque producteur d'archives publiques, gage d'efficacité dans la gestion de l'information, gain de temps et diminution des coûts de stockage ! 

Je travaille au Conseil départemental de la Mayenne...

Consultez la page Intranet dédiée dans l'espace : "Mes espaces de travail / Outils de travail / Archivage". Pour toute difficulté, contactez vos interlocuteurs !

Je travaille dans une commune ou un EPCI...

Et concrètement, comment doivent être détruits les documents ?

Les archives publiques doivent être détruites de façon confidentielle. Il n'est donc pas question de les intégrer aux poubelles "classiques" ou à la déchetterie. Les entreprises spécialisées vous fourniront un certificat de destruction qui vous dégagera de toute responsabilité en cas de fuite d'informations confidentielles.

Je travaille dans un service de l'État, un établissement public, une structure qui exerce une mission de service public...

Et concrètement, comment doivent être détruits les documents ?

Les archives publiques doivent être détruites de façon confidentielle. Il n'est donc pas question de les intégrer aux corbeilles de bureau. Les entreprises spécialisées vous fourniront un certificat de destruction qui vous dégagera de toute responsabilité en cas de fuite d'informations confidentielles.

Je travaille dans un établissement de soin...

Les archives administratives des établissements de soin sont éliminées selon la procédure ci-dessus. En revanche, la destruction des données médicales suit un protocole légèrement différent puisqu'elle requiert la signature du Directeur de l'information médicale (D.I.M.). Il est donc nécessaire de procéder en deux temps : une demande pour les archives administratives, une demande spécifique pour les données médicales :

  • Je rédige la demande de visa d'élimination d'archives médicales qui prend la forme d'un bordereau d'élimination, téléchargeable ici : onglet d'identification du service demandeur ET onglet "liste des documents". Ce formulaire peut être utilisé pour les archives sous forme papier comme sous format numérique ;
  • En cas de besoin, je contacte mon interlocuteur aux Archives départementales ;
  • Je fais signer ma demande en deux exemplaires à mon directeur de l'information médicale ET au directeur de ma structure ; 
  • J'adresse les deux exemplaires de ma demande aux Archives départementales pour instruction et visa du directeur des Archives ;
  • Je procède à la destruction des documents APRÈS réception de l'accord. 

Et concrètement, comment doivent être détruits les documents ?

Les archives publiques doivent être détruites de façon confidentielle. Il n'est donc pas question de les intégrer aux corbeilles de bureau. Les entreprises spécialisées vous fourniront un certificat de destruction qui vous dégagera de toute responsabilité en cas de fuite d'informations confidentielles.

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