Archiver

Le "local archives"

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Une bonne localisation, c'est une organisation facilitée !

Contrairement aux idées reçues, les archives n'aiment ni les greniers, ni les caves non aménagés pour les recevoir, ni les locaux abandonnés car elles détestent l'humidité, la poussière, les insectes et les souris... 
Voici quelques conseils pratiques pour choisir, aménager et organiser votre local d'archives.

Objectif : gagner du temps !

La salle d'archives n'est pas une salle quelconque car elle doit assurer la conservation et la sécurité des documents qui y sont conservés. 

Son utilisation, sa dimension et son accessibilité ont leur importance pour une bonne utilisation au quotidien : 

  • Elle doit être dédiée à la conservation des archives, ce qui signifie des accès restreints et contrôlés pour sécuriser les documents (vol, consultation d'informations confidentielles) ;
  • Elle doit être localisée dans un espace facilitant les déplacements de documents, notamment lors des versements aux Archives départementales ou pour effectuer les opérations d'éliminations ;
  • Elle doit être suffisamment vaste et équipée pour prendre en compte l'accroissement annuel des documents et le travail sur place des agents (consultation ou travaux d'archivage) ;
  • Elle doit rester propre et désencombrée ;
  • Les archives doivent être localisées à l'aide d'une liste mise à jour régulièrement (récolement du local).

Des normes techniques sont également à prendre en compte pour assurer la sécurité et la conservation des documents :

  • Résistance au sol, atmosphère stable et ventilée, humidité surveillée, luminosité contrôlée (occultation des fenêtres ou ouvertures) ;
  • Présence d'extincteurs et d'une détection incendie ;
  • Système anti-intrusion.

L'aménagement d'une salle d'archives doit être réfléchi dans tous ses détails, notamment les plus pratiques :

  • Étagères modulables en métal inoxydable ;
  • Archives conditionnées dans des boites dédiées, propres et adaptées au format et au volume ;
  • Numérotation des rayonnages pour faciliter la localisation des documents ;
  • Mise à disposition d'un cahier des consultations et de fiches d'emprunt (les fantômes) ;
  • Table de consultation pour les agents.

Dans les collectivités territoriales, tout projet d'aménagement de local archives doit être soumis à l'information et à l'avis du Directeur des Archives départementales.

Les Archives départementales peuvent également vous apporter une expertise technique et vous alerter sur ce qu'il faut faire ou éviter ! Elles peuvent également soutenir votre demande d'aide financière auprès du ministère de la Culture.