Archiver

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Pour préparer versements et éliminations, un tri s'impose !

Les questions que l'on se pose... parlons le même langage !

"Combien de temps dois-je garder tel document ? Et tel document ?"

Voilà une - très bonne - question récurrente que se pose tout agent public. En effet, les documents produits par les administrations sont soumis à un cycle de vie qu'il convient de comprendre pour améliorer sa gestion quotidienne.

"Le cycle de vie ?"

Dans l'administration, un document est créé pour un besoin spécifique (juridique, administratif, utilitaire). Passé son usage immédiat (l'âge courant), il est souvent mis de côté - mais pas trop loin - dans le cas où nous aurions besoin de nous y référer pour des raisons juridiques ou administratives. C'est l'âge intermédiaire qui peut durer plus ou moins longtemps, en fonction de la réglementation qui s'applique au secteur d'activité. C'est cette durée que les archivistes appellent la DUA : durée d'utilité administrative. À la fin de la DUA, les documents peuvent être éliminés ou triés pour être versés et ainsi entrer dans leur âge définitif (ou historique).

"Et comment concilier archives et RGPD ?"

Dès lors que le cycle de vie de vos documents qui contiennent des données personnelles, de surcroît numériques, est géré, les documents ayant vocation à devenir des archives définitives sont identifiées dans le registre du délégué à la protection des données et entrent en conformité avec le règlement général pour la protection des données. 

Heureusement, des outils existent !

Des circulaires de tri sont établies par le Service interministériel des Archives de France (SIAF) permettent de connaître certaines durées de conservation. Elles sont disponibles sur son site internet. Le réseau professionnel des archivistes français permet aussi de disposer de tableaux de gestion et de chartes d'archivage qui peuvent servir de base à la rédaction d'un plan d'action.

Des publications spécifiques éditées par l'Association des archivistes français (archives communales, archives hospitalières, archives des établissements scolaires) existent sous forme papier et peuvent vous être communiquées sur demande.

Selon votre statut (État, collectivité locale, notaire ou encore établissement de soin), une réglementation spécifique peut s'imposer. Si vous souhaitez étudier votre situation et obtenir des préconisations individualisées, vous pouvez programmer un rendez-vous avec votre chargé de collecte qui analysera votre demande et y répondra dans les meilleurs délais.

Mais au fait, que sont les archives publiques ?

Les archives sont définies par la loi (code du patrimoine, article L 211-1) comme « l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. » On le voit au travers de cette définition : peu de choses échappent au périmètre des archives !

Les obligations rassemblées dans le Livre II du code du patrimoine concernent les archives publiques, qui sont considérées comme telles lorsqu'elles sont issues de l'activité des organismes suivants :

  • L'État : en Mayenne, services de la Préfecture et services déconcentrés de l'État (tous les ministères sont concernés) ;
  • Les collectivités territoriales : de l'échelon le plus général au plus local, le maillage est constitué du Conseil départemental de la Mayenne, des 9 établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) et des 240 communes.
  • Les établissements de soin : en Mayenne, le réseau public de soin comporte les 3 centres hospitaliers de Mayenne, Laval et Château-Gontier, les hôpitaux de proximité ainsi que les établissements d'hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD).
  • Les notaires : en leur qualité d'officiers ministériels publics, ils produisent des minutes et répertoires qui sont des archives publiques. Les autres documents produits par les notaires relèvent en revanche des archives privées
  • Les délégataires de service public : les entreprises privées et associations qui exercent une mission de service public produisent, dans l'exercice de cette mission, des archives considérées comme publiques. Leurs autres documents relèvent des archives privées.

Au fond, ça sert à quoi de bien gérer le cycle de vie de ses documents ?

Bien gérer ses archives répond à un triple intérêt :

  • Organiser la gestion courante du service grâce à un capital d'informations facilement accessible,
  • Justifier les droits et les obligations de son employeur et des usagers,
  • Sauvegarder la mémoire et l'histoire de son service.

Bon à savoir...

Une personne détentrice d’archives publiques (détournement) ou ayant fait preuve de négligence avérée dans la gestion d'archives publiques (destructions massives sans autorisation) risque des sanctions allant jusqu’ à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende (article L 214-3 du code du patrimoine).

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