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Tous les conseils pratiques pour préparer votre entrée !

Agent du département, d'une administration de l'État, d'une collectivité locale ou du domaine hospitalier ; maire, notaire ou délégataire de service public... Pour tous les versements d'archives publiques, un point commun : le bordereau de versement !

Trouvez sur cette page les modalités pratiques pour préparer votre prochain transfert d'archives.

Je travaille au Conseil départemental de la Mayenne...

Consultez la page Intranet dédiée dans l'espace : "Mes espaces de travail / Outils de travail / Archivage".

Pour toute difficulté, contactez vos interlocuteurs

Je travaille dans une commune ou un EPCI...

Si je verse des documents aux Archives de la Mayenne, ils entreront sous forme de dépôt : les Archives départementales en assureront le traitement, la conservation et la communication mais ils demeureront la propriété de la commune ou de l'EPCI (sauf en cas de dissolution sans reprise des compétences par une autre structure).

Dans tous les cas, je dois m'assurer du bon état sanitaire des documents et signaler tout incident connu.

Réglementation des dépôts :

Nature des documents déposés :

  • Archives définitives de plus de 50 ans, préalablement identifiées ;
  • État civil de plus de 120 ans.

Et concrètement ?

Il est nécessaire de contractualiser les dépôts d'archives, afin que les responsabilités soient clairement définies :

  • Remplir informatiquement le bordereau de dépôt Excel, téléchargeable ici (onglet d'identification du service demandeur ET onglet "liste archives papier" ou "liste archives numériques") ;
  • Envoyer par mail votre projet de bordereau au format Excel à votre chargé de collecte référent ;
  • Après validation de votre chargé de collecte, imprimer le bordereau de dépôt en deux exemplaires, le faire signer par le Maire ou le Président de l'EPCI et l'envoyer aux Archives par voie postale ;
  • Pour le versement matériel, prendre contact avec  le chargé des entrées référent ;
  • Après vérification du dépôt, un exemplaire du bordereau vous sera renvoyé, validé par le directeur des Archives de la Mayenne.

Je travaille dans un service de l'État, un établissement de soin, un établissement public...

Après avoir identifié les documents qui doivent être conservés définitivement (voir la page dédiée) je dois les lister pour que les Archives départementales prennent la responsabilité de leur traitement, de leur conservation et de leur communication. Pour ce faire, je complète un bordereau de versement. Avant de proposer le versement, je dois m'assurer du bon état sanitaire des documents et signaler tout incident connu.

Et concrètement, comment s'organise la préparation d'un versement ?

Le bordereau de versement doit être complété et signé par votre service avant que les boîtes ne soient versées. Ce document accompagnera l'entrée pour garantir les prises de responsabilités de chacun et concerne tout à la fois les archives papier et numériques.

  • Remplir informatiquement le bordereau de versement Excel, téléchargeable ici (onglet d'identification du service demandeur ET onglet "liste archives papier" ou "liste archives numériques") ;
  • Envoyer par mail votre projet de bordereau au format Excel à votre chargé de collecte référent ;
  • Après validation par votre chargé de collecte, un numéro de versement vous sera attribué, votre bordereau de versement définitif vous sera retourné par mail et vous pourrez l'imprimer en deux exemplaires, puis le faire signer par votre responsable ;
  • Pour le versement matériel, prendre rendez-vous avec le chargé des entrées référent ;
  • Les boîtes doivent être livrées accompagnées du bordereau de versement sous sa forme papier ;
  • Le bordereau de versement est contrôlé et vous est retourné par voie postale après signature du directeur des Archives.
  • Conservez précieusement votre bordereau de versement : il vous sera utile en cas de demande de communication administrative.

À noter

  • Tous les documents qui entrent aux Archives départementales ont vocation à être, tôt ou tard, communiqués au public. Il faut donc les décrire en se mettant à la place de ceux qui ne connaissent pas le contexte dans lequel ils ont été créés. 
  • Une bonne description facilite l'instruction des chargés de collecte... car un chargé de collecte bien informé instruit plus rapidement les demandes !
  • Sans un bordereau signé par le responsable du service versant, les Archives départementales n'acceptent aucun versement.
     

Je travaille chez un officier ministériel public (notaire, huissier)...

Le délai légal pendant lequel les notaires assurent la conservation de leurs minutes et répertoires avant versement dans un dépôt d'archives est fixé à soixante-quinze ans. Pour assurer une cohérence avec les versements précédents, je contacte mon référent archives notariales avant de débuter la préparation de mon versement.  Avant le versement, je dois m'assurer du bon état sanitaire des documents et signaler tout incident connu.

Et concrètement, comment s'organise le versement ?

  • Contacter le chargé de la collecte des archives notariales qui fera un point sur les versements de votre étude ;
  • Remplir informatiquement le bordereau de versement Excel, téléchargeable ici (onglet d'identification du service demandeur ET onglet "liste archives papier") ;
  • Envoyer par mail votre projet de bordereau au format Excel à votre chargé de collecte référent ;
  • Après validation par votre chargé de collecte, un numéro de versement vous sera attribué, votre bordereau de versement définitif vous sera retourné par mail et vous pourrez l'imprimer en deux exemplaires, puis le faire signer par l'officier ministériel ;
  • Pour le versement matériel, prendre rendez-vous avec le chargé des entrées référent ;
  • Les boîtes doivent être livrées accompagnées des originaux du bordereau de versement ;
  • Le bordereau de versement est contrôlé et vous est retourné par voie postale après signature du directeur des Archives.
  • Conservez précieusement votre bordereau de versement : il vous sera utile en cas de demande de communication administrative.

À noter :

Je travaille dans une association ou un organisme privé exerçant une mission de service public...

Seules les archives qui procèdent de la mission de service public sont concernées par le caractère obligatoire du versement. Les documents de gestion de l'organisme (comptabilité, dossiers du personnel) relèvent du domaine privé et, à ce titre, n'entrent pas de manière automatique aux Archives départementales.

Après avoir identifié les documents qui doivent être conservés définitivement (voir la page dédiée) je dois les lister pour que les Archives départementales prennent la responsabilité de leur traitement, de leur conservation et de leur communication. Pour ce faire, je complète un bordereau de versement. Avant de proposer le versement, je dois m'assurer du bon état sanitaire des documents et signaler tout incident connu.

Et concrètement, comment s'organise la préparation d'un versement ?

Le bordereau de versement doit être complété et signé par votre service avant que les boîtes ne soient versées. Ce document accompagnera l'entrée pour garantir les prises de responsabilités de chacun et concerne tout à la fois les archives papier et numériques.

  • Remplir informatiquement le bordereau de versement Excel, téléchargeable ici (onglet d'identification du service demandeur ET onglet "liste archives papier" ou "liste archives numériques") ;
  • Envoyer par mail votre projet de bordereau au format Excel à votre chargé de collecte référent ;
  • Après validation par votre chargé de collecte, un numéro de versement vous sera attribué, votre bordereau de versement définitif vous sera retourné par mail et vous pourrez l'imprimer en deux exemplaires, puis le faire signer par votre responsable ;
  • Pour le versement matériel, prendre rendez-vous avec le chargé des entrées référent ;
  • Les boîtes doivent être livrées accompagnées des originaux du bordereau de versement ;
  • Le bordereau de versement est contrôlé et vous est retourné par voie postale après signature du directeur des Archives.
  • Conservez précieusement votre bordereau de versement : il vous sera utile en cas de demande de communication administrative.

À noter

  • Tous les documents qui entrent aux Archives départementales ont vocation à être, tôt ou tard, communiqués au public. Il faut donc les décrire en se mettant à la place de ceux qui ne connaissent pas le contexte dans lequel ils ont été créés. 
  • Une bonne description facilite l'instruction des chargés de collecte... car un chargé de collecte bien informé instruit plus rapidement les demandes !
  • Sans un bordereau signé par le responsable du service versant, les Archives départementales n'acceptent aucun versement.

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