Transfert de compétences

Pour ce faire, une coordination étroite entre le service versant et le service qui accueille les archives doit être mise en place. 

Si vous êtes concerné par un transfert de compétence, il est nécessaire de contacter les Archives départementales et le chargé de collecte dédié à votre administration pour signaler ce transfert et demander des conseils.

Et ensuite, concrètement ?

• Entrer impérativement en contact avec le service qui reprend vos compétences et vos archives afin de vous assurer qu'il est bien informé et qu'il dispose des espaces de stockage nécessaires ;
• Réaliser un état des lieux des archives (papier comme électronique) en repérant et identifiant, dans les bureaux et espaces de stockage (y compris les serveurs informatiques), les dossiers qui rentrent dans le champ du transfert de compétence ;
• Dresser un état des lieux des outils de gestion des archives déjà existants (réglementation, tableaux de gestion, listes, inventaires, bordereaux d’élimination et de versement). Ces outils permettront au service destinataire d’être à même de bien gérer ses nouvelles archives. 

Comment organiser la gestion du déménagement ?

Pour limiter les archives à déménager, vous pouvez préalablement repérer :

• Les dossiers à éliminer : la durée de conservation de ces dossiers doit être échue et la destruction ne peut s’effectuer qu’après obtention du visa des Archives départementales ;
• Les archives historiques : leur versement est à proposer aux Archives départementales.

En pratique, le transfert de vos archives doit faire l’objet d’un bordereau de transfert d'archives publiques. Composé d'un bordereau décrivant la compétence transférée et d'un tableau d'inventaire succinct composé d'une description du contenu des boîtes (ou des répertoires informatiques), des dates et métrages linéaires (ou taille des fichiers informatiques en gigaoctets), il sera rédigé en trois exemplaires signés par le directeur de l’administration anciennement responsable et par la personne habilitée au sein de l’administration reprenant la compétence. Un exemplaire sera adressé au directeur des Archives de la Mayenne.

Les conditions matérielles du transfert seront à négocier entre les deux services. Pour l'organisation pratique, n'hésitez pas à consulter notre page dédiée à l'organisation des déménagements d'archives.