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Toutes les modalités pour remettre vos documents aux Archives départementales.

Pour remettre des documents à un service d'Archives, il est nécessaire d'avoir préalablement réfléchi à la manière dont on souhaite les confier. Dans certains cas, si un autre service d'archives paraît mieux indiqué pour assurer la conservation définitive de vos documents, nous n'hésiterons pas à vous orienter.

Quelles sont les modalités juridiques ?

  • Le don : le propriétaire choisit de faire don de ses archives aux Archives départementales, c’est-à-dire que la propriété des documents est transférée au Département. Cela peut se faire simplement par un don manuel qui consiste en la remise matérielle des documents accompagnée d’une lettre d'intention de don, téléchargeable ici. L'acte de donation, en revanche, doit être établi devant notaire et signé des parties.
  • Le legs : le propriétaire choisit de léguer ses archives au Département par une disposition testamentaire qui prévoit le transfert de propriété.
  • Le dépôt : le propriétaire choisit de confier ses archives mais sans transfert de propriété. Une convention de dépôt, révocable à tout moment, est signée pour préciser les conditions de communication, de reproduction et de valorisation des documents déposés.
  • Le prêt pour reproduction : les documents sont empruntés pour numérisation et restitués ensuite à leur propriétaire. Une convention prévoit les conditions de communication, de reproduction et de valorisation des documents empruntés.
  • L'achat : les Archives départementales peuvent également se porter acquéreur de documents d'intérêt patrimonial auprès de particuliers, chez les libraires et les marchands d'autographes ou en vente publique.

Et en pratique ? 

N'hésitez pas à prendre contact avec le chargé de collecte "archives privées".

Il sera convenu d’un rendez-vous pour examiner vos archives (leur volume, leur état physique), déterminer la pertinence de leur conservation aux Archives départementales et, en cas d'accord, les identifier sommairement. 
À noter : seront également évoquées les modalités juridiques choisies en termes de mode d'entrée, de conditions de communication, de reproduction et de diffusion de vos documents ainsi que les modalités pratiques de prise en charge. 

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