La numérisation

De plus en plus, les administrations se lancent dans des projets de dématérialisation souvent associés à une numérisation des dossiers papier existants. Afin de répondre au besoin de détruire les originaux papiers à la suite de leur numérisation, il est nécessaire de définir les caractéristiques permettant d’assurer la production de copies fiables.

Mais qu'est-ce la numérisation ? 

C'est une opération qui consiste à convertir des documents sur support papier en documents numériques et produire ainsi des copies électroniques. Cette opération fournit un document image que l'on peut traiter à l'aide d'outils informatiques.

Comment bien numériser ?

Depuis février 2016, l'article 1379 du Code civil reconnaît pleinement la valeur probante d'une copie fiable, quel qu'en soit le support. En cas de contentieux, c'est au juge d'apprécier la fiabilité d'un document au regard des critères prévus par la réglementation en vigueur.

Pour cela, il est nécessaire, pour tout projet de numérisation, de se conformer à la norme NF Z 42-026 relative aux prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier, et au vade-mecum du Service interministériel des Archives de France relatif aux critères de décision pour autoriser la destruction de documents sur support papier après leur numérisation.

Avant tout projet de numérisation et de destruction des originaux papier, il est recommandé de se rapprocher des Archives départementales afin de s'assurer que le processus de numérisation est bien conforme aux normes en vigueur.

Que faire de l'arriéré papier ?

Si la destruction des originaux papier est envisagée, il est recommandé d'attendre un délai de 2 à 6 mois, permettant d'effectuer les contrôles nécessaires. Une fois ce délai échu, la destruction pourra être réalisée après rédaction et signature d'un bordereau d'élimination.