La dématérialisation

Mais qu'est-ce que la dématérialisation ? C'est l'opération visant à gérer de façon totalement électronique des données et/ou des documents produits ou reçus par votre organisation.

La dématérialisation permet de produire des fichiers nativement numériques, c'est-à-dire consultables depuis un poste informatique et créés à l'aide d'un outil numérique (logiciels bureautiques, gestion électronique de documents, courriels, etc.), sans jamais avoir été matérialisés sous forme papier.

Une démarche de dématérialisation doit prendre en compte, dès le départ, l'ensemble du cycle de vie des documents : de leur création à leur archivage, combien de temps doivent-ils être gardés avant d'être détruits ou conservés définitivement ? N'hésitez pas à solliciter l'aide de votre interlocuteur ou interlocutrice aux Archives départementales pour être accompagné le plus en amont possible.

Quoi conserver, combien de temps ? 

Le support, papier ou numérique, ne modifie pas les règles applicables aux documents. Par exemple une facture, qu'elle soit produite sur support papier ou numérique, conserve le même cycle de vie : conservation obligatoire 10 ans puis destruction possible après rédaction d'un bordereau d'élimination et accord des Archives départementales. Pour connaître les règles et outils disponibles, vous pouvez vous reporter à la rubrique dédiée !

Faire du tri dans les arborescences informatiques

• Gérer ses documents bureautiques : quel intérêt ?

Dans l'univers papier, la gestion des documents fait souvent suite au constat suivant : l'armoire déborde. Dans l'univers numérique, ce constat est moins évident voire complètement invisible. Pourtant il est nécessaire de mettre en œuvre un bon archivage des fichiers numériques, notamment pour les raisons suivantes :

• Alléger des serveurs informatiques très énergivores ;
• Retrouver facilement un document dans une arborescence informatique ;
• Et parce que même sous forme numérique, nous sommes face à des archives publiques, au même titre que vos informations sur support papier !

• Faire un état des lieux : les questions à se poser

Avant de se lancer dans un projet de refonte d'arborescence ou de tri fin dans les fichiers, il est conseillé de faire un état des lieux de la situation. Le tableau ci-dessous donne quelques pistes de réflexion, bien évidemment à adapter en fonction du contexte :

Pour faire face à ces situations, des outils existent, qui nécessitent une certaine maîtrise pour être utilisés correctement. N'hésitez pas à nous contacter !

• Trier des arriérés bureautiques : quelques bons réflexes

Afin d'alléger régulièrement vos arborescences, il est possible d'identifier et d'éliminer :

• Les doublons ;
• Les versions de travail, obsolètes ;
• Les dossiers vides ;
• Les documents arrivés au terme de leur durée de conservation réglementaire.

S’agissant d’archives publiques, un bordereau d’élimination reste nécessaire.

Au quotidien, vous pouvez adopter quelques bonnes pratiques de nommage :

• Réduire le nommage à 256 caractères (au-delà, Windows peut bloquer la modification ou la suppression de ces fichiers),
• Éviter les signes diacritiques, c'est-à-dire les caractères spéciaux et accentués (é, ê, è, à, #, (, ), /, …),
• Bannir les mots « vides » (le, la, un, des, dossier, etc.),
• Si la date est nécessaire, la faire apparaître sous la forme aaaammjj (voir exemple ci-dessous),
• Intégrer le versionnage pour identifier les versions définitives à conserver (V0.1 ; V0.2 ; Vdef),
• Éviter les espaces entre les mots, préférer l'utilisation d'un underscore ou tiret bas (_) ou bien d'une majuscule en début de mots (ex. AttestationTravaux),
• Privilégier les abréviations classiques pour les mots les plus récents (ex. CR pour compte-rendu et PV pour procès-verbal).

Exemple de nommage : CompteRenduReunion_20220613_Vdef

Pour aller encore plus loin, la définition du nouveau plan de nommage peut être envisagée. Les Archives départementales peuvent vous y accompagner.